«Den siste sykefraværs-statistikken fra NAV viste at sykefravær pga. psykiske lidelser økte med 16,4 % og ¼ av sykefraværet dreier seg nå om psykiske plager. Fortsatt er muskel- og skjelettlidelser vanligste årsak til sykefravær, det står for 34 % av fraværet. Kilde: NAV 30. nov
11-12 % av ansatte står for 80 % av sykefraværet i løpet av et år. Kilde: Arbeid og velferd // 3 // 2013. Vi vet videre at hyppige fravær er en betydelig risikofaktor for lengre sykefravær. Tidlig oppfølging er svært viktig. “Greier vi som ledere å være i forkant av selve sykemeldingen – da er mye gjort” sier Arne Nysæther, fagdirektør og spesialist i arbeidsmedisin i Falck.
Se mer om hva Falck kan bistå med rundt oppfølging av sykefravær her
Derfor er sykefraværsoppfølging svært viktig
Hva som påvirker sykefraværet er komplekst og skal vi oppnå lavt sykefravær over tid må vi arbeide innen flere områder.
- Forebygge
- Skape mening og motivasjon
- Følge opp tidlig og systematisk
“Statistikk viser at 11-12 % av ansatte står for 80 % av sykefraværet. Erfaringer viser videre at ansatte med hyppige sykefravær over tid vil ha en tendens til å utvikle lengre fravær. Å være tett på og følge opp sykefraværet tidlig og systematisk er effektivt i sykefraværsarbeidet” sier Arne Nysæther, Fagdirektør og spesialist i arbeidsmedisin hos Falck.
Anbefalingen er at du må jobbe med sykefraværsoppfølging på en systematisk måte, med klare rutiner som er forankret i hele organisasjonen.
“Rutinene må være kjent av alle ansatte og fungere i praksis” sier Arne Nysæther.
Arne Nysæther, Fagdirektør og spesialist i arbeidsmedisin hos Falck
Ha et passende langt perspektiv – forebyggende arbeid
God sykefraværsoppfølging bør kombineres med forebyggende arbeid. Virksomheter med lavt sykefravær over tid er preget av motiverte og engasjerte arbeidstakere. De arbeider også forebyggende med både det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet. Dette er langsiktig arbeid.
Start med å gjøre en systematisk analyse av sykefraværsstatistikken. Hvordan er nivået i forhold til bransjen? Kjenner dere til sykefraværet hos de i bransjen som har lavest fravær? Sett dere et realistisk mål.
Prøv vår sykefraværskalkulator for å se hva dagens sykefravær koster bedriften, og hva dere kan spare ved å redusere fraværet.
Vi anbefaler at dere deretter vurderer årsakene til sykefraværet i bedriften. Ha et spesielt fokus på årsaker til muskel-skjelettplager og psykiske plager. Er det arbeidsmiljøproblemer som gir redusert motivasjon og trivsel? Bedriftshelsetjenesten kan hjelpe dere med en systematisk analyse – gjerne i en workshop sammen med ansatte og ledere.
Reduser sykefraværet med støttesamtaler
En god måte å møte medarbeidere på er i såkalte støttesamtaler. Her møter du medarbeideren din med støtte og omtanke i stedet for å stille spørsmål. Målet er å få forståelse for medarbeiderens situasjon og sammen komme frem til hva dere begge kan gjøre for å redusere sykefraværet både for den aktuelle medarbeideren og eventuelle organisatoriske tiltak.
Dokumenter samtalen slik at dere begge kan huske hva som ble sagt og hva dere ble enige om. Planlegg også en oppfølging for medarbeidere som er tilbake i jobb. Oppfølging etter tre til seks måneder vil ofte være fornuftig ved hyppige fravær.
“Oppfølging er avgjørende for at medarbeiderne og organisasjonen skal ha det bra på lang sikt.” Arne Nysæther, Fagdirektør og spesialist i arbeidsmedisin hos Falck
Bli kjent med medarbeiderne dine
Når du som leder kjenner medarbeiderne dine, øker sjansene for at du kan oppdage tidlige tegn på dårlig helse. Å ha et godt forhold til medarbeiderne dine øker også sjansen for at de henvender seg til deg med eventuelle problemer.
“For å oppdage tidlige tegn, må du være oppmerksom på avvikende atferd. Hvis du har regelmessig hverdagsdialog med medarbeiderne dine, kjenner du dem i "normaltilstand" og kan derfor også oppdage avvik”, sier Arne Nysæther.
Så snart du merker at noe ikke er som vanlig, ta tak ved å spørre. Det trenger ikke å ha vært noe sykefravær først. “De mest effektive sykefraværstiltakene er det du gjør før det har blitt fravær. Vær tett på, vær interessert og tenk på løsninger sammen med den ansatte”, sier Arne Nysæther.
Hold kontakten med medarbeiderne selv når de er sykemeldt. Studier viser at opprettholdt kontakt har stor innvirkning på sykefraværet. Når kontakten forsvinner, blir sykefraværet ofte unødvendig langt.
Policy rundt sykefravær i praksis. Hvordan er bedriftens policy rundt sykefravær?
Det er deres policy som styrer hvordan dere håndterer sykefravær på arbeidsplassen. Den avgjør hvordan dere jobber, hvordan oppfølging gjøres, hvilke eventuelle samtaler som skal holdes, hvordan det skal dokumenteres osv. Sørg for at policyen deres er oppdatert, beskriv rutinene deres tydelig og følg opp at rutinene faktisk følges i det daglige arbeidet.
Viktig å tenke på i policyarbeidet er hvordan dere definerer gjentakende sykefravær. Ser dere på antall tilfeller, altså gjentakende sykefravær, eller antall tilfeller med sykefravær opp til 14 dager, altså gjentakende korttidsfravær? Det er opp til deg som arbeidsgiver å avgjøre hvilken definisjon dere bruker, så lenge det gjøres likt for alle på arbeidsplassen.
Hvordan våre HMS-rådgivere kan hjelpe deg
- Analyse av sykefraværsstatistikk
- Gjennomgang av eksisterende rutiner og policy
- Dypere kartlegging av årsaker til gjentakende sykefravær
- Opplæring av ledere
Ta gjerne kontakt med våre HMS-rådgivere og få mer informasjon om hva vi kan bistå med.